Das organisatorische Vorgespräch dient dazu, näheren Einblick in den Aufbau und die Struktur des Systems zu erhalten und basierend darauf zusammen mit dem Kunden das Auditprogramm zu erstellen. Im Programm werden Zeitpunkt des Audits, Auditthemen, Zeitplan und Namen der zu auditierenden Personen festgelegt.
Dieser Schritt beansprucht je nach Grösse der Organisation einen bis drei Tage. Er scheint im ersten Moment überflüssig, darf aber von seiner Bedeutung her nicht unterschätzt werden. Je besser vertraut ein Auditor mit einer Firma ist, desto effizienter und effektiver läuft das Audit nachher ab. Das organisatorische Vorgespräch ist die einzige Gelegenheit, wo die Firma mit dem Auditor zusammen ist, ohne in einer Prüfsituation zu sein, d.h. wo der Auditor sich nur informieren lässt und nicht urteilt.

Im Wesentlichen geht es in diesen Vorgesprächen darum, die Eignung der Organisation für die spätere Zertifizierung zu prüfen und den Scope, das heisst den Geltungsbereich festzulegen. Wenn eine Organisation die Zertifizierung zu ISO/IEC 20000 anstrebt, dann empfiehlt ex sich, dieses Vorgespräch sehr früh in der Umsetzungsphase einzuplanen. Die spätere Implementierung der Prozesse wird sich auf die Entscheidungen aus diesen Gesprächen ausrichten.